Aspectos básicos de la accesibilidad: cómo crear un PDF accesible y por qué debería hacerlo

La accesibilidad digital es una de las principales prioridades hoy en día, dado que tanto tiene lugar en espacios digitales. Pero muchas personas siguen sin darse cuenta de cuán importante es hacer que sus documentos PDF sean accesibles. Se trata de un conocimiento esencial para las empresas, los organismos gubernamentales y las personas que quieran cumplir con las normas de accesibilidad y brindar acceso igualitario a su contenido. En este artículo, le explicaremos por qué es importante hacer que sus PDF sean accesibles, cómo crear PDF accesibles y qué recomendaciones seguir al crear PDF.

¿Qué son los PDF accesibles?

Los PDF accesibles son documentos diseñados a propósito para que todos puedan leerlos, incluidas las personas con limitaciones visuales, auditivas, motrices y cognitivas. Siguen normas específicas para que la tecnología de asistencia, como los lectores de pantalla, puedan leer y navegar por el documento con eficacia. La accesibilidad de los PDF no se centra solo en el texto. También incluye imágenes, formas, tablas y enlaces.

¿Por qué es esencial hacer que un PDF sea accesible?

Inclusión y acceso igualitario

La creación de PDF accesibles implica permitir que todos accedan a su contenido, cualesquiera sean sus capacidades o necesidades. Eso es en especial importante para organismos del sector público que deben cumplir con leyes de accesibilidad digital. Además, es parte de las iniciativas de responsabilidad social corporativa que les ayudan a las organizaciones del sector privado a mejorar la imagen de su marca.

Cumplimiento normativo

Hacer que los PDF sean accesibles es un requisito jurídico en muchos países. Este es un resumen de las normas principales:

• Canadá: La Ley Canadá Accesible, adoptada en 2019, exige que los departamentos y organismos federales y las sociedades de la corona hagan que sus documentos sean accesibles. Asimismo, ciertas provincias han puesto en práctica normas específicas, como la Ley de Accesibilidad para Ontarianos con Discapacidades (AODA, por sus siglas en inglés) de Ontario.
• Estados Unidos: La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés) y el artículo 508 de la Ley de Rehabilitación exigen que, cuando los creen organismos que presten servicio al público, los documentos electrónicos, incluidos los PDF, sean accesibles para personas con discapacidades.
• Francia: El Référentiel Général d’Amélioration de l’Accessibilité (Sistema de Referencia General de Mejora de la Accesibilidad o RGAA, por sus siglas en inglés) exige que los sitios web públicos y todos los documentos que puedan descargarse de ellos sean accesibles.

Ignorar estas normas puede tener consecuencias legales y conllevar multas considerables, otra razón importante para asegurarse de que sus documentos PDF cumplan con esas normas de accesibilidad.

Experiencia del usuario

Los PDF accesibles hacen que a los usuarios les resulte más fácil desplazarse por el documento y leerlo. Los documentos bien estructurados son más fáciles de leer y de entender, lo cual es mejor para todos, usen o no tecnología de asistencia.

Posicionamiento en buscadores (SEO)

Además de mejorar la experiencia del usuario, hacer que sus PDF sean accesible también mejora los resultados de SEO. Los motores de búsqueda, como Google, indexan los documentos PDF bien diseñados. Eso significa que su contenido ocupará una posición más alta en los resultados del motor de búsqueda, por lo cual lo verán más personas. Los PDF accesibles:

• Mejoran la indexación: Los motores de búsqueda pueden meterse e indexar contenido de texto de PDF accesibles. Si el texto es una imagen o no tiene etiquetas apropiadas, la indexación es imposible.
• Incluyen metadatos: Agregar metadatos, como el título, el autor, el tema y palabras clave, hace que el documento sea más relevante para los motores de búsqueda.
• Tienen texto alternativo de imágenes: Agregar texto descriptivo de imágenes permite a los motores de búsqueda entender qué está mostrándose.
• Incluyen enlaces internos y externos: Agregar enlaces a PDF accesibles mejora la experiencia del usuario y el enlazamiento interno del sitio.

Para resumir, los motores de búsqueda posicionan mejor los documentos accesibles, lo cual mejora su visibilidad y su alcance. A las claras, optimizar la accesibilidad de documentos PDF es una estrategia ganadora para comunicarse por igual con todos los públicos y mejorar su visibilidad en Internet.

¿Cómo puedo hacer accesible un documento PDF?

¿Se pregunta cómo puede hacer accesible su documento PDF? Los pasos principales son los siguientes:

1. Use una estructura lógica y jerárquica

Deben etiquetarse con claridad títulos, subtítulos y el texto de los párrafos para que los lectores de pantalla puedan entender cómo se organiza el contenido. Para ello, use estilos predefinidos en programas de procesamiento de texto antes de convertir el archivo a formato PDF.

2. Agregue texto alternativo a las imágenes

Al insertar una imagen en su documento, no olvide agregar texto descriptivo (llamado texto alternativo) que explique qué hay en la imagen. Eso les permite a los lectores de pantalla describirles como corresponde la información a los lectores con problemas visuales.

3. Use fuentes y colores apropiados

Use fuentes sans serif, como Arial o Calibri, y verifique que haya suficiente contraste entre el texto y el fondo para que sea fácil de leer. Cuando hay poco contraste, a muchas personas, incluidas aquellas que tienen limitaciones visuales, les resulta difícil leer el documento.

4. Haga tablas accesibles

Las tablas deben estructurarse con encabezados claros para que los lectores de pantalla puedan identificar la relación entre las diferentes celdas. Evite usar tablas complejas o anidadas. Cuando sea posible, haga tablas simples y bien definidas.

5. Haga accesibles los formularios interactivos

Si su PDF tiene campos de formulario, verifique que estén bien etiquetados. Cada campo debe tener una etiqueta descriptiva que les permita a los usuarios entender para qué es. Eso es esencial para formularios de Internet y PDF interactivos.

6. Haga una verificación de accesibilidad de su documento

Revise la accesibilidad con herramientas como Adobe Acrobat Pro y otros programas especializados para detectar y corregir posibles problemas antes de publicar su documento. También recomendamos hacer una verificación manual final para confirmar que el documento sea por completo accesible.

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